用EXCEL搭建企业信息系统（二）

　　3.7建立《月度各部门费用汇总》模版

　　《月度各部门费用汇总》数据来自于报销后的《费用报销单已报销》，建立表间公式如下：

　　

　　其它费用类型的公式类似，不再赘述。

　　注意：本报表中，由于“部门”一列行数为有限行，而且最下面还有一行“合计”，因此在定义重复数据项时，选择“下方不可扩展”。同时为了每次费用类别的顺序保持不变，实现在建立模版时就填好“部门”。通过表间公式筛选出的数据就会按照此顺序填写。

　　3.8建立《年度各部门费用汇总》模版

　　

　　此报表的格式与《部门各类费用年度支出表》类似，定义数据表和表间公式的方法相同，不再赘述。
　　4、系统应用

　　下面将按照实际工作先后顺序介绍这套费用报销管理系统的应用情况

　　4.1各部门填报《部门月度费用计划申请表》

　　以销售内勤周雯填报为例，路径：“报表管理——报表填报——部门月度费用计划申请表”，界面如下：

　

　　上图中黄色单元格部分，是系统自动填写的（通过设定数据规范实现），其他单元格由周雯填写。

　　4.2财务经理审批《部门月度费用计划申请表》

　　路径：“报表管理——报表查阅——部门月度费用计划申请表”,见下图：

　　双击，打开查看，如果通过审批，则另存为《部门月度费用计划表》。

　　4.3各部门费用报销人员填写《费用报销单》

　　以销售内勤周雯填报为例，路径：“报表管理——报表填报——费用报销单”，界面如下：



　　上图中黄色单元格部分，是系统自动填写的（通过设定数据规范实现），费用类别由于设定了数据规范，填写时不用输入，直接从下拉菜单中选择。单元格“金额”“用途说明”“附件张数”由周雯填写，“已报销金额”“本用费用计划”通过应用表间公式自动填写。应用方法：右键——应用公式——选择公式名称——应用。界面如下：

　　

　　填写完整后，打印出来，部门经理签字，比较“已报销金额”是否超过“本月费用计划”，决定是否需要财务经理签字。
　　4.4财务会计报销

　　财务会计为其办理报销手续后，通过查阅界面打开报销人填报的《费用报销单》，令存为《费用报销单已报销》，同时填写“报销时间”。

　　4.5各部门查询本部门某个时间段内报销清单

　　路径：报表管理——报表填报——部门费用报销统计表

　　首先填写上“统计起始时间”“终止时间”。“部门”系统根据当前登录用户自动默认。应用公式后得到下表。如果只是查询，关闭报表时不用保存；如果希望保存结果，点击“报表管理——保存”即可。



　　4.6各部门查询或填报本部门全年各类费用支出情况

　　路径：报表管理——报表填报——部门各类费用年度支出表

　　首先填写上“统计年度”“终止时间”。“部门”系统根据当前登录用户自动默认。应用公式时选择“二月”，见下图，则筛选出2月份的报销金额：

　　

　　

　　注意：上表统计了全年的费用情况，时间跨度大，在年底之前使用此报表只能填写其中已经发生的部分。因此从第二个月填写时就可以直接从“报表查阅”界面打开上月填写的此报表，直接运行提取本月费用数据的公式即可。
　　4.7财务部填报《月度各部门费用汇总》

　　财务会计负责填报。路径：报表管理——报表填报——月度各部门费用汇总

　　首先填写上“统计年份”“月份”。应用公式点击“全选”，则同时筛选出当月各部门各类费用的报销金额：

　　

　　4.8财务部填报《年度各部门费用汇总》

　　填报方法与上表同

　　4.9报表查阅、修改、删除

　　用户只能够查阅自己权限内的报表，在“报表设计”时授予“填报”“查阅”。路径：报表管理——报表查阅。

　　查阅报表分为两类，“我填报的”“报给我的，双击报表清单的记录可以打开对应表单。以财务经理为例，其可查阅的报表如下图：

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