用EXCEL搭建企业信息系统（二）

　　点击左上角的望远镜 按钮，还可以进行条件查询，如下图：

　　

　　其它功能说明：

　　双击打开“我填报的”文件夹中的报表可以修改表单内容

　　双击打开“报给我的” 文件夹中的报表只能查看，不能修改

　　右键——“删除”可以删除“我填报的” 文件夹中的错误表单

　　4.10 数据查询

　　用户只能够查询自己填报和查阅权限内的报表，数据查询界面能直接查看报表内填写的内容。界面如下：

　　

　　查询时可以选择“全部数据”或“条件查询”，条件查询可以设定多种条件组合查询，界面如下：


　　5、结合EXCEL实现动态图表分析

　　上面提到的都是用报表分析数据，如果把EXCEL服务器自动统计汇总的功能与EXCEL的图形分析功能结合起来，就能做成动态的图表分析。

　　下面以分析《部门各类费用年度支出表》中各类费用各月支出的波动趋势为例：

　　1）在EXCEL的另一个Sheet插入图表：切换到另一个sheet,点击EXCEL工具栏中“插入图表”，然后选择图表类型，如下图：

　　

　　2）选择数据源

　　图表向导进入到“数据区域”选择时，切换到《部门各类费用年度支出表》，选择数据区域，下图选中了电话费各月支出金额行。



　　3）按照向导的指示，完成下面其他步骤，同时对报表的颜色、字体、背景等进行调整，进一步美化。由于所选区域数据均为空，完成后的图形中没有出现折线，如下图。

　　

　　4）应用公式

　　应用1-4月的公式，筛选出1-4月的各类费用


　　5）与图表建立超级链接，点击“电话费”，自动切换到图表界面

　　方法如下：选中“电话费”单元格——右键——超级链接，出现一下界面。点击“书签”，选择图表所在的sheet3.

　　

　　6）建立超级链接，切换回表格界面

　　在图表界面，选择一个单元格，可以输入提示文字“返回报表”，选中此单元格，与报表界面建立超级链接（方法与上一步相同）。

　　

　　其它费用类型的图形分析建立方法相同，不再赘述。

　　同样，在《月度各部门费用汇总》中可以建立饼型图分析各类费用不同部门所占的比例，如下图：


　　6、系统管理常用功能

　　6.1数据备份和恢复

　　数据安全是系统管理员最关心的，EXCEL服务器提供了完备的数据备份和恢复功能。

　　方法：以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——右键点击服务器名称——所有任务——数据备份/数据回复。另外，还可以使用SQL Server的自动备份功能自动备份数据库。

　　

　　6.2通过“系统日志”查看操作记录

　　方法：以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——系统日志

　　

　　6.3查看当前在线用户

　　方法：以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——当前活动

　　以上就是用EXCEL服务器设计的费用管理系统，笔者在设计和应用过程中，对EXCEL服务器软件的特点体会如下：

　　 整个设计过程完全不需要编程，简单易用

　　 用户可根据自身需要设计符合自身特点的信息系统

　　 以EXCEL为基本操作界面，培训工作大大减少

　　 可以不断扩充系统的业务范围，满足不断变化的需求

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