Excel数据有效性应用

近期公司组织分批旅游的消息得到了证实，有三个国内的旅游地点可以随意挑选，对于平时枯坐办公室的员工是个大喜讯，而对于人力资源部的小刘来说，又有任务要忙了。

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上次组织旅游因为时间比较仓促，没有用电子表格进行旅游登记，导致了后续订票、组织等一系列混乱。这次小刘专门用Excel做了一个实用的统计表。为了将数据表填写准确不出现任何偏差，希望达到几个特殊要求，看看“数据有效性”有限制数据输入和选择数据功能的大显神通吧。

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一、用定义“名称”配合“数据有效性”功能填写“姓名”
在填写“姓名”一栏时，填写的姓名要与前面“员工登记表”中的“姓名”内容一致，并给出提示信息；若填写名字有误，则给出错误提示信息。

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图1：

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由于第1列“姓名”数据要来自于前面“员工登记表”的“姓名”一列，所以要先打开“员工登记表”，并将“姓名”一列的数据全部选中。然后用鼠标在“名称框”中单击，并在其中输入“name”名称，回车。 精美韩国模版下载http://www.it55.com

图2：

返回“旅游统计表”中，然后将第1列“姓名”一列空单元格选中，选择“数据”菜单中的“有效性”命令，将对话框中的“允许”条件更改成“序列”，并在“来源”框中输入“=name”表达式。 免费壁纸下载http://www.it55.com

图3：

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选择“输入信息”选项卡，在“标题”栏中输入“注意”文字，在“输入信息”栏中输入“请填写与‘员工登记表’一致的名字！”。
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再选择“出错警告”选项卡，在“标题”栏中输入“出错了！”，在“”栏中输入“你输入的姓名与员工登记表的姓名不符，请重新输入！”。 确定，返回数据表，今后只要用鼠标定位到“姓名”一列任意的单元格中，便可立即显示出一个提示信息框，显示提示的内容。利用单元格右侧的下拉列表来选择前面表的名单信息了，若输入或选择正确，就可以顺利填写，如果输入的姓名与前面的“人员登记表”不相符，会立即弹出“报错”对话框， 注意：只有利用对数据表定义“名称”方法，才能使“数据有效性”具有跨表引用的功能。 http://www.it55.com

二、利用“值列表”序列有效性填写“旅游地点”
“旅游地点”一栏中只能填写“海南三亚”、“西域新疆”和“云南大理”三者之一，不能随意进行填写，或填写缩写形式，否则无法进行筛选查看。 http://www.it55.com在线教程

图5：

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直接将“旅游统计表”中的“旅游地点”一列空单元格选中，然后选择“数据”菜单中的“有效性”命令，将对话框中的“允许”条件更改成“序列”，并在“来源”框中输入“海南三亚，西域新疆，云南大理”文字。单击“确定”按钮后返回数据表，今后便可利用单元格右侧的下拉列表来选择要去旅游的地点了。 免费设计素材下载http://www.it55.com

小提示：
在“来源”框中填写数据值时，要在输入的每两个旅游地点中间使用“英文”的逗号进行分隔， it55.com

三、让“数据有效性”的结果当if函数的参数填写“出发地点及时间”
在填写“出发地点及时间”一栏时，要根据选择旅游地点的不同分别填写出发地点和时间：若去“海南三亚”则在“出发地点及时间”中填写“北京西站 10月8日”，“西域新疆”和“云南大理”分别为9日和10日。为了确保“出发地点及时间”准确无误，所以可以考虑使用“IF”函数自动进行判断和填写。 http://www.it55.com/

图6： 免费设计素材下载http://www.it55.com

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选中第1为员工的“出发地点和时间”单元格。然后在单元格中输入“=IF(C3="海南三亚","北京西站 10月8日",IF(C3="西域新疆","北京站 10月9日","首都机场 10月10日"))”表达式。通过这个函数表达式可以根据前面“旅游地点”单元格中的内容直接判断和填写出“出发地点及时间”单元格中的内容。
图7：

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输入完成后，单击键盘的“Enter”键，直接得到第1位员工的“出发地点及时间”结果，然后用鼠标拖拽该单元格右下角的填充柄，计算出每位员工的“出发地点及时间”结果。
 
好了，做到这里，这张旅游统计表的信息已经全部填写完成了，数据全部使用了“数据有效性”的设置，所以最大限度的保证了数据的准确和统一。在秋高气爽的季节，避开了国庆长假的旅游高峰，祝小刘公司的员工旅途愉快！
在实际工作中，数值的大小范围、文本的长度限制等很多地方都可以设置数据的有效性，规范操做，带来极大的便利。员工入职登记、培训管理、团队协作、财务报表填写……这些技巧都发挥了很大的作用。希望大家不断实践，不断提高。
在下期中，我将为大家介绍Excel表格的美化技巧，如果有什么问题和建议，请发送邮件到bangong@cfan.com.cn。

（编辑：IT资讯之家 www.it55.com）